Rezultaty po wdrożeniu iService

Po wdrożeniu oprogramowania iService firma ograniczyła liczbę wizyt serwisantów w centrali z 5 do 2 dni w tygodniu. W przypadku 10-osobowego zespołu przełożyło się to na ponad 360 000 zł oszczędności rocznie – bez zwiększania zatrudnienia.

✓ 40% mniej wizyt w centrali
✓ 30 480 zł oszczędności miesięcznie (10 serwisantów × 8 odzyskanych dni w miesiącu × 381 zł kosztu dnia pracy)
✓ ponad 360 000 zł oszczędności rocznie
✓ zwrot z inwestycji w kilka miesięcy

Informacje o firmie:

Branża: serwis maszyn przemysłowych
Wielkość zespołu: 10 serwisantów terenowych

Firma specjalizuje się w serwisie i utrzymaniu ruchu maszyn przemysłowych u klientów z branży produkcyjnej. Zespół serwisowy realizuje kilkaset interwencji rocznie, obsługując zarówno awarie, jak i planowane przeglądy.

Serwisanci pracują głównie w terenie, odwiedzając klientów w zakładach produkcyjnych i centrach logistycznych.

Problemy

❌ Serwisanci tracili czas na codzienne wizyty w centrali

Serwisanci każdego dnia przyjeżdżali do centrali po zlecenia, dokumenty oraz informacje o klientach i serwisowanych maszynach. Generowało to zbędne przestoje i koszty paliwa. Zamiast rozpoczynać dzień od pierwszych wizyt u klientów, zespół techniczny zaczynał pracę od wizyty w biurze.

❌ Papierowe protokoły opóźniały obieg informacji serwisowych

Protokoły serwisowe były wypełniane ręcznie i trafiały do biura dopiero po powrocie technika. Te same informacje pojawiały się w systemie dopiero po kilku dniach, a to opóźniało fakturowanie i raportowanie.

❌ Brak dostępu do historii maszyn zwiększał liczbę ponownych wizyt

Serwisanci często jechali do klienta bez pełnej wiedzy o poprzednich naprawach i wymienionych częściach. Utrudniało to diagnozę i zwiększało liczbę ponownych wizyt u tego samego klienta.

Rozwiązanie

Firma wdrożyła iService, aby uporządkować obsługę zleceń, skrócić cykl fakturowania i lepiej wykorzystać czas pracy techników – bez zwiększania zatrudnienia. System został uruchomiony bez przerywania bieżącej pracy serwisu, a zespół stopniowo przechodził na nowy sposób obsługi zleceń i dokumentacji.

Najważniejsze zmiany:

✔️ Zlecenia trafiają bezpośrednio na tablet serwisanta

Po wdrożeniu systemu zlecenia przestały być przekazywane w biurze oraz telefonicznie w trakcie dnia. Zaczęły trafiać bezpośrednio na tablet serwisanta wraz z kompletem informacji potrzebnych do realizacji wizyty.

Serwisanci mają dostęp do danych klienta, opisu zgłoszenia oraz informacji o urządzeniu bez konieczności kontaktu z biurem.

W efekcie zespół rozpoczyna dzień od realizacji pierwszego zlecenia u klienta, zamiast od wizyty w centrali. W skali miesiąca przekłada się to na dodatkowe kilkanaście godzin pracy każdego technika.

✔️ Elektroniczne protokoły serwisowe są uzupełniane od razu u klienta

Serwisant nie musi już ręcznie wypełniać dokumentacji ani dostarczać jej fizycznie do biura. Wszystkie dane, od opisu wykonanych prac po zużyte części, wprowadza bezpośrednio w tablecie. System umożliwia dołączenie dokumentacji zdjęciowej oraz zebranie podpisu klienta na ekranie tabletu.

Dzięki temu kompletna dokumentacja trafia do systemu od razu po zakończeniu wizyty serwisowej i nie wymaga dalszego uzupełniania w biurze.

✔️ Biuro może fakturować natychmiast po zakończeniu zlecenia

Biuro może wystawić fakturę od razu po zakończeniu zlecenia, bez czekania na powrót technika z papierami. Skraca to cykl płatności, realnie poprawia cash flow firmy i eliminuje błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych.

✔️ Serwisanci pracują z dostępem do bazy urządzeń i historii serwisowej

Serwisanci mają na tablecie dostęp do bazy urządzeń oraz pełnej historii serwisowej. Widzą, jakie naprawy były wcześniej wykonywane, jakie części zostały wymienione oraz jakie usterki występowały w przeszłości. Dzięki temu technik jedzie do klienta lepiej przygotowany i może szybciej postawić trafną diagnozę. Ogranicza to liczbę ponownych wizyt, skraca czas realizacji zlecenia i zwiększa wskaźnik napraw za pierwszym razem (First-Time Fix Rate).

„Wcześniej zbyt dużo energii traciliśmy na koordynację i obieg dokumentów. Po wdrożeniu iService zespół pracuje w dużo bardziej przewidywalny sposób, a my na bieżąco widzimy, co zostało wykonane, co wymaga reakcji i gdzie realnie uciekał nam czas.”

Kierownik serwisu
Serwis maszyn przemysłowych

Sprawdź, ile może zyskać Twój serwis

Chcesz sprawdzić, gdzie w Twoim serwisie uciekają roboczogodziny, marża i czas techników? Umów prezentację iService i zobacz, jak uporządkować zlecenia, dokumentację oraz pracę serwisantów w terenie – bez zwiększania zatrudnienia.

Umów prezentację iService